Automação, controle e crescimento!

Quando o assunto é automatizar o atendimento em clínicas, muitos profissionais da saúde ficam perdidos – e outros acreditam que o tema é muito complicado de ser colocado em prática.

Na verdade, existem tecnologias simples e muito eficientes para implementar em consultórios de todos os portes e tamanhos – o que não significa que você terá menos trabalho, mas que ele será muito mais produtivo, certo?

A automação do atendimento em clínicas traz uma série de vantagens, tanto para a gestão como para os pacientes.

Ela oferece mais agilidade, aumenta a produtividade, reduz os custos e diminui os erros. Tudo isso se traduz em mais facilidade e um serviço melhor aos pacientes.

Não sabe como automatizar o atendimento na sua clínica? Confira as dicas que separamos!

 

Dica #1: conheça os seus pacientes e a sua clínica

O primeiro passo, antes de começar a automatizar as rotinas na sua clínica, é conhecer bem quem forma o seu público. Afinal, a ideia é oferecer a essas pessoas uma experiência de atendimento ainda melhor.

Não adianta você focar em uma solução extremamente tecnológica se ela não for bem aceita pelos seus pacientes ou for de difícil implementação na rotina deles.

Então, comece conversando com essas pessoas para entender melhor como elas agendam as consultas, de que forma preferem ser atendidas, quais redes sociais e meios de comunicação mais usam, a idade média dessas pessoas etc.

Avalie também as rotinas de atendimento na sua clínica. Levante dados como: os dias e horários em que há maior demanda por atendimento, as principais formas que os pacientes chegam até o consultório, a taxa de no show (ou seja, de pacientes que marcam mas não comparecem), entre outras informações.

Dica #2: mapeie e padronize seus processos

As rotinas de atendimento em uma clínica, geralmente, têm processos bem definidos. Quanto mais padronizados eles forem, melhor será o atendimento prestado aos seus pacientes e também mais fácil será treinar seus funcionários.

Para começar a padronizá-los, contudo, é preciso, primeiro, conhecê-los. Uma boa ideia é criar um mapa de processos ou um fluxograma, pensando em quais ações são tomadas desde o primeiro contato do paciente com a sua clínica, passando pelo agendamento da consulta, confirmação, entrada no consultório e saída da clínica (incluindo envio de orientações e outros feedbacks).

A partir desse mapeamento, verifique quais processos tomam mais tempo, os que não estão trazendo o resultado adequado, quais são as ações mais burocráticas e quais aqueles passos que podem ser automatizados.

Criar a sequência de passos que devem ser seguidos no dia a dia ajuda os seus profissionais a otimizarem o atendimento. Você também poderá criar uma cartilha com orientações sobre como agir em determinadas situações. Como no pós-consulta, em casos de pacientes insatisfeitos, quando o tempo de espera estiver superior ao normal etc.

Dica #3: ofereça mais canais de agendamento

 

Ao analisar e padronizar processos, muitos gestores percebem que seus pacientes relatam dificuldades para agendar consultas. Afinal, a maioria das pessoas tem a rotina corrida e nem sempre sobra tempo em horário comercial para ligar na clínica agendando.

Quanto mais canais de agendamento você oferecer, mais facilitará a vida do seu paciente e desafogará os seus profissionais de atendimento. Essas opções podem ser sincronizadas com a agenda virtual de cada médico ou dentista e também com a agenda da clínica.

Assim, o próprio paciente conseguirá escolher o horário que deseja e agendar em qualquer período do dia, inclusive aos finais de semana e feriado. Todo o processo é feito automaticamente e suas secretárias terão mais tempo livre para realizarem outras funções.

Quem estipula os horários abertos é o próprio profissional de saúde e os aplicativos apenas mostram a disponibilidade já programada pelo profissional. Caso o paciente tenha algum problema e não possa comparecer à consulta, ele poderá remarcar o horário pelo mesmo sistema, sem necessidade de congestionar as linhas telefônicas da sua clínica.

Esses canais de agendamento podem ser variados. Uma super ideia é um aplicativo totalmente personalizado com sua marca. Criar um canal exclusivo é a melhor aposta que você pode fazer.

 

Dica #4: dispare lembretes das consultas

Outro problema bem comum na rotina das clínicas é o no-show. Ou seja, quando o paciente agenda a consulta, mas não aparece. São muitos os motivos que podem levar a esse problema, sendo o esquecimento um dos mais comuns.

Muitas clínicas começaram a criar o hábito de disparar lembretes e de confirmar as consultas antes da data, tentando evitar esse problema. Contudo, a ideia acaba sobrecarregando os atendentes que, além das funções tradicionais, ainda precisam ligar para cada paciente.

A tecnologia é uma aliada nesse momento. Afinal,o aplicativo UpDental já envia lembretes automáticos 24 horas e 48 horas antes.

Dica #5: reduza a papelada

A automação do atendimento em clínicas também permite reduzir a papelada e tornar os processos mais ágeis. Uma solução interessante, nesse caso, é o prontuário eletrônico.

Com ele, você poderá aposentar a ficha de paciente tradicional em papel. Basta adicionar os dados de cada paciente em um software e armazenar essas informações na nuvem, sem ocupar espaço físico na sua clínica e nem nas suas máquinas.

Esse prontuário pode ser incorporado ao sistema de gestão e você consegue monitorar todas as informações do paciente e até integrá-las a outros setores, como o financeiro.

Outra vantagem é poder incorporar mídias ao prontuário, como vídeos e fotos do paciente e dos tratamentos realizados. Isso permite um controle melhor da evolução de cada um e favorece a comparação dos resultados.

Você pode gostar...

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *